Зачастую в учетных программах необходимо запретить вносить изменения в старые документы. Например, после того, как отчетность уже была сдана. Человеческий фактор играет огромную роль при работе с любой учетной программой. Чтобы сотрудник по незнанию, либо случайности не внес изменения в такие документы, в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 предусмотрен механизм дат закрытия периодов.
Где в 1С 8.3 найти дату запрета? В меню «Администрирование» выберите пункт «Поддержка и обслуживание» (при наличии соответствующих прав).
В подразделе «Регламентные операции» установите флаг на пункте «Даты запрета изменения». Правее у вас появится возможность перейти к ее настройке.
После перехода по появившейся гиперссылке к настройке, откроется соответствующая форма. Сперва необходимо указать, устанавливается ли дата запрета для всех пользователей, либо только на определенных. Эти два способа отличаются лишь тем, что во втором случае будет необходимо указать перечень пользователей или групп пользователей, к которым этот запрет будет применен.
Настройка даты запрета «По пользователям»
Если выбран тип настройки «По пользователям», даты запрета настраиваются для каждого пользователя, либо группы пользователей. Для этого необходимо выбрать соответствующую строку и указать значение в поле «Дата запрета».
Настройка даты запрета «По объектам»
В программе 1С Бухгалтрия 3.0 есть возможность разграничить дату запрета в разрезе организаций. Данный способ актуален, когда в программе ведется учет сразу нескольких организаций.
В нижней части формы в разделе «Другие способы указания даты запрета» выберите пункт выпадающего списка «По объектам». В появившейся табличной части указываются те организации, на редактирование данных по которым нужно наложить запрет. Для каждой организации указывается своя дата.
Если данная настройка производится не для всех пользователей, то для каждого указывается свой перечень организаций и дат. Допустимо одному пользователю устанавливать способ «По объектам», а другому общую дату.
Общая дата запрета
В том случае, когда дата запрета общая как по пользователям, так и по организациям, настройка будет выглядеть, как на рисунке ниже.
Динамическая дата запрета
Жесткая установка даты запрета зачастую неудобна, так как требует постоянного отслеживания актуальности и изменения. Нет никаких гарантий, что в следующий раз она будет установлена вовремя.
Во избежание ошибок и неприятных ситуаций в дальнейшем рекомендуется устанавливать «Конец прошлого года/ квартала /месяца/недели», либо «Прошлый день». Такой способ настройки будет автоматически переставлять дату запрета.
Настройка даты запрета загрузки данных
В том случае, когда у вас настроена синхронизация с другими базами 1С и в прошлые периоды могут попасть нежелательные данные, воспользуйтесь настройкой даты запрета загрузки данных.
В меню «Администрирование» выберите пункт «Синхронизация данных».
При включенной синхронизации данных вам будет доступен флажок «Дата запрета загрузки». Установите его и по появившейся гиперссылке перейдите к настройке.
Настройка даты запрета загрузки производится аналогично настройке даты запрета редактирования данных. Их отличие заключается в том, что здесь вместо разграничения по пользователям доступно разделение по информационным базам, с которыми производится синхронизация.
Закрытие года в 1С 8.2 – завершающая операция перед составлением годового отчета. Последние проводки, которые вы сделаете за год, это записи по реформации баланса, то есть закрытию года. Этот процесс в 1С 8.2 автоматизирован. Программа самостоятельно делает нужные записи по реформации. В этой статье вы узнаете про закрытие года в 1с 8.2 с пошаговой инструкцией.
Читайте в статье:
При закрытии года в 1С 8.2 нужно выполнить ряд некоторых процедур. В частности, обнулить сальдо по счетам 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы». После этого можно приступать к реформации баланса и учету прибыли или убытка, полученных за отчетный год. Эти процедуры в программе проводят в 5 шагов.
Шаг 1. Откройте окно «Закрытие месяца»
Откройте раздел «Операции» (1) и выберите ссылку «Закрытие месяца» (2). Откроется специальное окно «Закрытие месяца».
Шаг 2. Заполните необходимые поля
В открывшемся окне заполните поле «Организация» (3) и укажите последний месяц закрываемого года, например «Декабрь 2018» (4). Чтобы процедура по закрытию года прошла успешно, все предыдущие месяцы, с января по ноябрь, также должны быть последовательно закрыты в аналогичном порядке.
Шаг 3. Проверка документов
Чтобы правильно закрыть год в 1С 8.2 нужно учесть все операции, которые были зафиксированы в программе в течение года на основании первичных документов. Все документы должны быть учтены в программе в хронологической последовательности. Если вы вносили исправления в документы, то бухгалтерские проводки по ним нужно обновить. Чтобы упростить эту процедуру в 1С 8.2 есть специальная ссылка «Контроль последовательности проведения документов» (5).
- красная – последовательность документов, учтенных в программе, нарушена;
- зеленая – документы правильно учтены в программе.
Если ссылка красная, то в программе 1С по документам нужно обновить бухгалтерские записи. Для этого кликните на нее. Откроется окно «Проверка последовательности проведения документов». В открывшемся окне нажмите кнопку «Перепровести документы» (6):
После того как бухгалтерские записи по документам будут последовательно обновлены программой 1С, ссылка «Контроль последовательности проведения документов» станет зеленой (7):
Шаг 4. Завершите закрытие года в 1C 8.2
Для завершения операции по закрытию года нажмите «Выполнить закрытие месяца» (8).
1С 8.2 самостоятельно создаст все операции, которые нужны для закрытия декабря и года в целом. Их перечень есть в разделах 1 – 4 окна «Закрытие месяца». Например, спишет остатки по счетам 20, 23, 25, 26 и 44, а также сделает необходимые проводки по счетам 90 и 91. В результате все операции в этом окне будут окрашены в зеленый цвет. Закрытие года в 1С 8.2 завершено. Окно «Закрытие месяца» будет выглядеть так:
Шаг 5. Проверьте закрытие года в 1C 8.2 по оборотно-сальдовой ведомости
Реформация баланса предусматривает закрытие всех субсчетов к счетам 90, 91, 99. По состоянию на 31 декабря по ним не должно быть ни дебетового, ни кредитового сальдо. Правильность закрытия балансовых счетов в конце года в 1С 8.2 лучше проверить по оборотно-сальдовой ведомости. На конец года сальдо по ним должно быть нулевым. После закрытия года и реформации баланса ведомость может выглядеть так:
Предлагаем рассмотреть пошаговую инструкцию по формированию отчета «Закрытие месяца» в программе . Весь процесс аналогичен версии 1С 8.2. Переходим на вкладку меню «Операции» и нажимаем «Закрытие месяца».
В открывшейся форме по умолчанию будет стоять состояние «Не выполнено». Также возможно состояние «Не задана учетная политика». Причиной этому является ненастроенная учетная политика организации. При этом состоянии отчет «Закрытие периода» в 1С сформирован не будет.
Через обработку «Помощник закрытия месяца» возможно формирование любых регламентных документов. Если в отчете не указать организацию, то будет доступен полный список регламентных обработок. Доступное количество обработок будет выводиться в зависимости от выбранного периода (месяц, квартал, год):
Важно проводить закрытие месяца последовательно, в противном случае отчеты будут выводить неверные данные.
Для настройки учетной политики организации переходим на вкладку меню «Главное», далее выбираем «Организация», заходим в справочник организации.
Открываем карточку нужной организации, переходим на вкладку «Учетная политика»:
В открывшейся форме нажимаем клавишу «Создать» и производим настройку.
Рассмотрим на примере, как происходит закрытие месяца в программе 1С 8.3 для ОСНО. Выставляем период и выбираем организацию. «Помощник закрытия месяца» выведет последовательность необходимых обработок:
Указанный месяц определяет еще и квартальное закрытие, на основании чего отраженное количество операций больше.
Порядок обработок определяется программой самостоятельно и изменению не подлежит.
Об успешно проведенном закрытии месяца свидетельствуют зеленый цвет ссылки и галочка возле каждой обработки.
Если возле выполненной операции отображен карандаш, это говорит о том, что редактирование данной операции происходило в ручном режиме. Дополнительные операции по редактированию, отмене или пропуску можно оформить, если нажать на саму ссылку обработки:
Помощник распределяет на этапы закрытие месяца. Рассмотрим, какие проводки они формируют.
К первому этапу относятся:
«Начисление заработной платы» - формируется бухгалтером вручную с помощью специального документа. 1С выводит данные документа в закрытие самостоятельно. Ниже проводки, сформированные этим типом документа:
«Формирование книги покупок и продаж» - по этой обработке происходит формирование бухгалтерских проводок, записи в регистр книг продаж и покупок, декларации:
«Амортизация основных средств» - происходит формирование регламентного документа начисления и списания амортизации:
«Признание в НУ лизинговых платежей», если были лизинговые платежи:
«Переоценка валютных средств» - выполнение операций при расчетах организации в валюте. Происходит переоценка иностранной валюты на основании действующего курса.
Ко второму этапу относится
К третьему этапу относятся два пункта с закрытием затратных счетов:
«Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» - это говорит о производственной деятельности организации.
«Закрытие счет 44 (Издержки обращения)» влияет на себестоимость производимой продукции.
К четвертому этапу относятся:
«Закрытие счетов 90 (Продажи) и 91 (Прочие доходы и расходы).
Проводки могут быть другими в зависимости от специфики учета. Если нажать клавишу «Отчет о выполненных операциях» сформируется одноименный отчет.
Теперь разберем, как закрыть месяц в 1С 8.3 для УСН на примере налогообложения «Доходы минус расходы». Устанавливаем период и жмем клавишу «Выполнить закрытие месяца»:
В данном случае программа распределит всю обработку на пять этапов:
Предварительный «Перепроведение документов за месяц» - нужен для восстановления последовательности.
«Отражение зарплаты в учете», «Амортизация и износ основных средств», «Корректировка стоимости номенклатуры».
«Расчет долей списания косвенных расходов».
«Закрытие счета 44 (Издержки обращения)».
«Закрытие счета 90, 91». А также сюда относится начисление налога на прибыль и реформация баланса в конце года.
При формировании «Закрытия месяца» могут возникнуть ошибки. В основном по затратным счетам (20, 23, 25, 26). Как правило, ошибки из-за неверно установленной аналитики в документах: не указана номенклатурная группа или подразделение учета затрат.
После того, как все первичные документы внесены в программу, необходимо закрыть период, для этого сотрудник бухгалтерской службы выполняет процедуры по закрытию. Все регламентные операции формируются на основании правильно внесённых данных в раздел «Учётная политика». В неё вносятся сведения по бухгалтерскому учёту, данные о системе налогообложения, указываются виды деятельности фирмы. Заполнение данных по учётной политике организации нужно в панели разделов «Главное» в блоке «Настройки».
Процедура по закрытию месяца в 1С, что это такое?
Необходимо учитывать, что закрытие месяца в 1С – это постоянная процедура, которая выполняется каждый месяц.
Все оформленные документы (операции) при этой процедуре являются регламентными, они влияют на:
- создание себестоимости продукции в производстве;
- итоги, как налоговые, так и бухгалтерские.
Регламентные документы после осуществления этих процедур определяют финансовую деятельность предприятия.
Где в программе находится блок «Закрытие периода»?
В панели разделов «Операции», существует блок «Закрытие периода», в него входят пять разделов:
- «Закрытие месяца»;
- «Регламентные операции»;
- «Справки — расчёты»;
- «Помощник по учёту НДС»;
- «Регламентные операции НДС».
Зачем нужен «Помощник по закрытию месяца?
Помощник выполняет регламентные мероприятия по закрытию налоговых и бухгалтерских счетов, они выполняются друг за другом, в строго определённой очерёдности.
Он необходим, для того чтобы осуществить контроль правильного и последовательного выполнения всех регламентных операций по предприятию (организации).
Документы в регламентной процедуре выделены в четыре блока:
- I(первый) – включает документы (операции), которые после их проведения в программе учитывают расходы организации. Все расходы фирмы нужно тщательно контролировать для того, чтобы операции при закрытии отражали полный и достоверный учёт;
- II (второй) — документ — «Расчёт списания долей косвенных расходов». При проведении его в базе происходят предварительные расчёты по счетам затрат;
- III (третий) — включает регламентную процедуру по закрытию счетов аккумулирования затрат и издержек обращения (счёт 20, счёт 23, счёт 25, счёт 26, счёт 44);
- IV (четвёртый) — операции, определяющие финансовые результаты за период (счёт 90, счёт 91).
Внутри блока регламентные документы можно выполнять в произвольном порядке, операции каждого блока нужно выполнять последовательно. Документы второго и последующего блока проводятся, в случае без ошибочного окончания проведения документов предыдущего блока.
Для совершения регламентных мероприятий, указывается период и выбирается организация. Выполняются данные регламентные операции при нажатии на кнопку «Закрытие месяца». По каждой операции создаётся отдельный документ. Проводя мероприятия по закрытию, довольно часто, выходит сообщение по ошибкам, в этом случае нужно ознакомиться с описанием ошибки, далее исправить её и затем вновь продолжить процедуру по закрытию месяца.
Обязательно, осуществлять все мероприятия по закрытию в строгой очередности, чтобы не тратить лишнее время на повторное выявление ошибок и проведение операций в базе.
Если после проведения операций по закрытию месяца все пункты приобрели:
- Зеленоватый цвет, то это означает, что всё завершено успешно;
- Бледно голубоватый цвет, и при этом выдано сообщение об ошибках, то это означает, что процедуру необходимо перепроводить до тех пор, пока не исправятся все ошибки.
Маркирование документов красным цветом означает, что они не выполнены из-за ошибок.
Какие ошибки встречаются при закрытии месяца?
Часто встречаемые ошибки:
- Не указана в документах реализации номенклатурная группа доходов по бухгалтерскому или налоговому учёту;
- Не закрывается счёт 25, так как невозможно определить по некоторым подразделениям базу для распределения расходов;
- В документах, отражающих операции по прочим доходам и расходам не указана аналитика;
- Нарушена процедура в 1С проведения документов по закрытию месяца в необходимом порядке.
Маркирование регламентных документов зеленоватым цветом, ещё не означает, успешное завершение проведения всех регламентных операций. Для того чтобы проверить правильно ли происходит процедура закрытия, можно сформировать, а затем проанализировать данные в оборотно-сальдовой ведомости, с учётом проверки остатков на конец периода.
При закрытии отчётного (календарного) года нужно дополнительно провести регламентные документы:
- Списание убытков прошлых лет;
- Реформация баланса.
При реформации баланса происходит закрытие налоговых счетов и бухгалтерских счетов, таких как счёт 90, счёт 91.
Если в программе 1С работает коллектив сотрудников бухгалтерской службы и других служб, то желательно при выявлении и исправлении всех ошибок, перезакрыть базу, а после этого закрыть период для редактирования, во избежание случайных изменений в проведённых документах.
Как закрыть период для редактирования в программе 1С: «Бухгалтерия 8 редакция 3.0»?
В панели разделов «Администрирование» есть блок «Поддержка и обслуживание», в нём находим позицию «Даты запрета изменения данных».
Запрет изменения данных в программе 1С может определяться как для:
- Конкретного пользователя;
- Всех пользователей.
Например: Дата запрета редактирования документов установлена 31 марта текущего года, то документы предшествующие этой дате будут доступны пользователям только для просмотра. Если пользователь попытается изменить данные в документе, на экране компьютера появиться предупреждение. То, что касается документов, начиная с 01 апреля текущего года, то в них можно не только заходить и просматривать, а изменять и перепроводить.
Не забывайте о том, что правильно выполненная процедура по закрытию месяца покажет полный и достоверный результат финансово-хозяйственной деятельности организации в целом.
Инструкция по закрытию месяца в 1С 8
Закрытие месяца можно производить с помощью специального механизма закрытие месяца (из бухгалтерского интерфейса - регламентные операции - Закрытие месяца) или без (в этом случае все документы завершения месяца нужно вносить вручную). Перед запуском механизма необходимо выбрать «Настройку закрытия месяца» из специального справочника.
Затем, нажать кнопку «Запустить процедуру».
На закладке «Схема» видно, какую операцию закрытия месяца надо проводить в текущий момент (выделена красным пунктиром). Надо на нее кликнуть двойным щелчком мыши. Появится регламентная операция, ответственная за тот или иной документ/обработку.
Если операция ответственна за проведение документов, то надо создать документы и их провести (эти кнопки находятся на командной панели), затем нажать на кнопку «отметить как выполненную». Если операция ответственна за обработку, то надо запустить соответствующую обработку (Восстановление партионного учета, восстановление состояния расчетов), затем нажать на кнопку «отметить как выполненную». Затем идет переход к следующей операции на схеме процесса «Закрытие месяца». Если требуется отменить регламентную операцию, то надо на схеме процесса «Закрытие месяца» нажать правой кнопкой мыши на нужную операцию и выбрать отменить выполнение. В этом случае будет отменена операция и все последующие за ней. Если требуется отметить операцию как выполненную без проверок (например, регистрация счетов-фактур на авансы в период, когда авансов от покупателей не было обычным способом отметить операцию как выполненную невозможно), то нужно войти в эту операцию и из меню
По порядку все операции.
- Восстановить последовательность расчетов по приобретению. Нужно запустить соответствующую обработку (из бухгалтерского интерфейса - документы - дополнительно - восстановить последовательность расчетов). Указать дату конца месяца, выбрать нужные организации и установить все галки, затем, выполнить. В случае, когда актуальная дата расчетов меньше даты начала закрываемого месяца, нужно эту дату передвинуть на начало месяца (обработка лежит в списке внешних обработок «Сдвиг границы расчетов»).
- Восстановить последовательность расчетов по реализации. Аналогично пункту 1.
- Начислить амортизацию ОС. В регламентной операции воспользоваться механизмом формирования и проведения документов. Проводки по амортизации настраиваются в справочнике Способы отражения расходов по амортизации.
Способ указывается в документе «Принятие к учету ОС» или «Ввод начальных остатков ОС».
- Начислить амортизацию НМА. Работа с операцией аналогична операции для ОС.
- Погасить стоимость спецодежды. Войти в регламентную операцию (двойным щелчком мыши на нужной операции из схемы закрытия месяца). Создать документы, провести. Отметить как выполненную.
- Списать РБП (расходы будущих периодов). Войти в регламентную операцию (двойным щелчком мыши на нужной операции из схемы закрытия месяца). Создать документы, провести. Отметить как выполненную. В итоге документ «Списание РБП» сделает проводки, Дт которых берется из справочника РБП Кт 97.
- Рассчитать расходы по страхованию. Войти в регламентную операцию (двойным щелчком мыши на нужной операции из схемы закрытия месяца). Создать документы, провести. Отметить как выполненную. В итоге документ «Расходы на добровольное страхование» сделает проводки, Дт которых берется из справочника Расходы будущих периодов с видом РБП страхование Кт 97.
- Переоценить валютные средства. Войти в регламентную операцию (двойным щелчком мыши на нужной операции из схемы закрытия месяца). Создать документы, провести. Отметить как выполненную.
- Начислить зарплату и ЕСН. Операцию можно отметить как выполненную без создания документов «Начисление зарплаты работникам организаций» и «Расчет ЕСН».
- Регистрация счетов-фактур на аванс. Из бухгалтерского интерфейса - НДС - регистрация счетов-фактур на авансы. Запустить обработку - заполнить, затем выполнить. Табличная часть заполняется всеми полученными авансами от покупателей, т.е. оборотами Кт60.02, 60.22, 60.32 счетов бухгалтерского плана счетов.
- Регистрация счетов фактур на суммовые разницы. Из бухгалтерского интерфейса - НДС - регистрация счетов-фактур на суммовые разницы. Запустить обработку - заполнить, затем выполнить.
- Формирование записей книги покупок. Регламентная операция создает, заполняет и проводит документ «Формирование записей книги покупок». Документ заполняется по остаткам регистра накоплений «НДСПредъявленный».
- Формирование записей книги продаж. Регламентная операция создает, заполняет и проводит документ «Формирование записей книги продаж». Документ заполняется по остаткам регистра накоплений «НДСНачисленный».
- Выполнить распределение расходов по видам деятельности, нормирование расходов. Регламентная операция создает и проводит документ «Регламентные операции налогового учета». Документ обычно используется для нормирования расходов по налоговому учету (Регистру бухгалтерии «Налоговый»).
- Рассчитать себестоимость (БУ, НУ). Регламентная операция создает и проводит документы «Расчет себестоимости» с отражением в бухгалтерском и налоговом учете (Интерфейс «бухгалтерский и налоговый» -> Документы -> Регламентные операции -> Расчет себестоимости).
- Сформировать финансовый результат. Регламентная операция создает и проводит документ «Определение финансовых результатов». Закрываются счета 90 и 91 на 99 в бухгалтерском и налоговом учете.
- Рассчитать налог на прибыль. Регламентная операция создает и проводит документ «Расчеты по налогу на прибыль». При использовании ПБУ18/2 документ формирует отложенные и постоянные налоговые активы/обязательства. Также документ делает расчет налога на прибыль. Типичные проводки при проведении документа по бухгалтерскому учету приведены ниже.
Проводки по отложенным налоговым активам и обязательствам формируются по оборотам налогового плана счетов по виду учета «ВР» (временные разницы) счетов до 90, умноженные на ставку налога на прибыль.